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Data Protection

CRS takes the protection of your personal data very seriously.

We ensure that your personal information is treated confidentially and in accordance with data protection laws.

Our Data Protection Officer is responsible for monitoring compliance with the statutory requirements and can be contacted at: datenschutzbeauftragter(at)crs-group.de.

The entity responsible for data protection (“controller”) within the sense of the Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz) is CRS Clinical Research Services Andernach GmbH, Rennweg 72, 56626 Andernach, Germany, under the management of Dr. Torben Thomsen and Ekkehard Herrmann.

Processing of data when using this website

The use of our website generally does not require users to provide personal data and there is no automated processing of data.

Processing of data from customers and other contractual partners

We only collect, process or use personal data insofar as it is necessary for the establishment, definition or modification of the legal relationship (inventory data). The legal basis for this is article 6(1) b) f) EU General Data Protection Regulation (GDPR) and section 40(1) Medicinal Products Act (AMG).

CRS customer data (company name, contact person, contact data, contact content) is collected and stored in an electronic file for customer data management. This data is collected directly from the customer and is used to prepare and execute contractual relationships for clinical trials and customer acquisition. In addition, we also collect and process personal data from our suppliers (name, contact data, company assessment) within the framework of our supplier qualification procedure.

The information in the electronic customer data management file can only be accessed by employees in the Business Development and Marketing department and by the Management. It is not disclosed to third parties.

Contractual information and supplier qualification data is essentially for internal use by employees from the Business Development, Project Management and Quality Assurance departments, as well as the persons responsible for clinical trials. It may also be viewed by commissioned third parties in the event of inspections by the authorities or sponsor audits.

Information in the electronic customer data management file and on supplier qualification will be stored for as long as the company exists. Clinical trial agreements are kept for a period of at least 25 years in accordance with EU Regulation No. 536/2014.

You generally have the right to request the correction or deletion of your personal data free of charge, and to restrict the processing of your personal data at CRS. Under certain conditions, you also have the right to file an objection against the further processing of your personal data. As of 28 May 2018, you may request to receive the personal data, which you have provided to CRS, in a structured, commonly used and machine-readable format (Right to data portability). In such cases, please get in touch with your contact person in the Business Development department at CRS or contact the CRS Data Protection Officer. In addition, you also have the right to lodge a complaint with the responsible supervisory authority.

Data Protection during the Application Process

CRS takes the protection of your personal data very seriously.

We ensure that your personal information is treated confidentially and in accordance with data protection laws. Our Data Protection Officer is responsible for monitoring compliance with the statutory requirements and can be contacted at: datenschutzbeauftragter(at)crs-group.de

The entity responsible for data protection (“controller”) is the Management of the CRS location you have applied for.

The documents you have provided to us during the application process are stored and administrated with our Human Resources (HR) department. This may include personal data from you (e.g. name, address, date of application, position) as well as internal notes (transfer to, return of documents, comments) which are maintained in internal lists of HR. This information may be disclosed to involved line managers, members of the works council and Management, if applicable. It is not disclosed to third parties.

The data is stored as long as it is necessary for the application process and for the conclusion of a contract of employment, respectively. If an employment is not possible, your documents will be returned to you. Electronic data are erased after 6 months. However, your data in internal application lists may be kept for a maximum of 1 year to be able to contact you upon demand (e.g. if a new position becomes vacant which might be of interest for you). If you wish to object to this, please notify your objection to HR.

You generally have the right to request the correction or deletion of your personal data free of charge, and to restrict the processing of your personal data at CRS. Under certain conditions, you also have the right to file an objection against the further processing of your personal data. In such cases, please get in touch with your contact person in the HR department at CRS you have applied to or contact the CRS Data Protection Officer.

In addition, you also have the right to lodge a complaint with the responsible supervisory authority.

Datenschutz im Bewerbungsprozess

CRS nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst.

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Für die Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte verantwortlich, sie steht Ihnen auch für Rückfragen zur Verfügung: datenschutzbeauftragter(at)crs-group.de.

Grundsätzlich verantwortlich für den korrekten Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist die Geschäftsführung des Standorts an dem Sie sich beworben haben.

Die Unterlagen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt haben, werden bei der verantwortlichen Personalabteilung aufbewahrt und verwaltet. Hierbei können auch persönliche Angaben von Ihnen (z.B. Name, Adresse, Datum der Bewerbung, Position) sowie interne Vermerke (Weiterleitung an, Rücksendung Unterlagen, Kommentare) in internen Listen bei der Personalabteilung geführt werden. Eine Weiterleitung erfolgt soweit erforderlich an betroffene Fachvorgesetze, den Betriebsrat und ggf. die Geschäftsführung. An Dritte werden Ihre Daten nicht weiter geleitet. Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Falls Sie für eine Beschäftigung nicht in Frage kommen, erhalten Sie die uns übersendeten Unterlagen zurück, elektronische Daten werden in der Regel nach 6 Monaten gelöscht. Ihre Daten in internen Bewerberlisten können dagegen für maximal 1 Jahr aufbewahrt werden, um Sie bei Bedarf nochmals kontaktieren zu können (z.B. wenn eine für Sie interessante Position an einem anderen CRS-Standort zu besetzen ist). Wenn Sie dies nicht wünschen, teilen Sie Ihren Widerspruch gegen die weitere Datenverarbeitung bitte der Personalabteilung mit.

Sie haben grundsätzlich das Recht eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten einzufordern. Auch können Sie in bestimmten Fällen Widerspruch gegen die weitere Datenverarbeitung einlegen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall entweder an den Personalsachbearbeiter, bei dem Sie sich beworben haben oder an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten der CRS.

Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

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